付明 辽宁区人力资源总监

让总结和计划融入欧美式思维

编辑: 付明 辽宁区人力资源总监 来源: 发布时间: 2015-05-21 11:46:13 浏览: 3462 字体大小:大号 中号 小号

每到年终岁尾,大家都会被上级要求做工作的总结和计划,日常工作中,也经常要做,似乎是一项最为普通和简单的工作,其重要性和意义毋庸置疑,不必赘述,但大家很多人却总是苦恼于如何将它做得更为详实和科学。因为从事人力资源工作,经常可以接触到各个层面的同事所做的总结和计划,同时也通过和以德赫斯企业为代表的欧美国家企业工作人员的接触,了解了他们是如何做工作总结和计划的,真是千差万别,便越来越深地感觉到,总结和计划,是一项讲究科学性和系统性的工作,是有很多工具可以应用的,它最能直接带动工作绩效。大家表面上重视,但却缺乏方法,难以切实做到PDCA(计划、实施、检查、处理),导致很多时候,大家所做的总结和计划,带有明显的“中国式”特点。

首先就让大家来看看,“中国式”同“欧美式”的总结和计划有哪些区别:

(图表)

并不是崇洋媚外,看了上述区别,大家不得不佩服“老外”在工作总结和计划上的先进性,也许大家就可以从“目的、内容、形式、后续跟踪”这四个方面来努力,引入“欧美式”思维方式,来做好工作总结和计划。 

一、目的

首先,一定要深刻理解这一点,总结和计划是为自己而做的,为了全面掌握和分析自己各方面工作的实际状态和情况,从而改进绩效,也为了事前做好实施方案,促进目标更好达成,所以这就决定了无论有没有人要求,大家都应该在单项、或者阶段性工作开始前做充分计划,并在结束后,做全面总结。摆正了这件事的目的,就决定了做这件事的频率和要求,一定是每个单项和阶段性工作之前之后都要做,一定是为了分析问题所在,并在下一个管理循环中改进而做。

二、内容

总结中的每一处表述,一定是切实反映工作完成的流程、程度、结果、问题、建议、改进方案等。计划则务必包括目标、促进目标达成的关键方面、计划达成的考核指标、具体行动计划等几个重点。这里特别向大家推荐一种做工作计划的好方法——平衡计分卡(详见苏珊娜特纳《管理者的管理工具》第三版),简单用图来表示这种方法的思维方式如下:

(图表)

用这种方式制定工作计划有如下步骤:

1. 确定总体目标 

2. 将目标分解为几个主要方面 

3. 为每个方面设定策略目标 

4. 确定每个策略目标的实现有哪几个关键制胜因素 

5. 确定衡量策略目标是否实现的量化指标 

6. 为目标实现、指标达成设定行动计划 

最终,将构想和战略转化为切实的行动计划,以往工作中大家经常省略前几个环节,目标还不清晰的时候,就直接想什么时间做什么,耗费很多精力,但却事倍功半。另外,如何确定衡量工作效果的量化指标也是个难点,但这却是总结和计划能否切实的关键。在整个总结和计划过程中,都应该遵循“SMART”原则:

(图表)

这是一种方法,也是一种思维方式,看似很简单,却有很系统的效果,首先设立整体目标,分项再设目标,使所有构想或战略转化为行动,员工所有行动围绕目标达成;其次,关键制胜因素要求员工思考各项工作的关键点,工作不盲目;第三,策略性标准实际就是员工给自己设定的考核指标,要求量化,为大家设定考核KPI指标提供了素材;第四,可经常反馈总结,监督各部门、岗位员工工作进展; 最后,可以企业总体计分卡为基础,按部门和层次向下创建更为详细的卡片,以便将企业整体战略分解到日常工作中。

三、形式

曾经有一次参加有德赫斯企业财务总监参与的会议,大家的工作人员在汇报时,用“提高了、增强了……取得了很好的效果”来描述工作成果,当时Max先生马上条件反射般地问了几个数据,用以帮助他了解工作的实际进展,这种数据化的思维深入西方人的脑子,可偏偏难以贯彻到大家东方人工作的各个方面。其实数据就在大家手边,整理和分析数据的方法多年前就已经被管理界整理并传授出来,只是大家没有关注和掌握。比如进行数据分析时,通常应进行四个方面比较:和自身的同比、环比,和外界的竞争对手和行业平均标准比。还有很多管理工具可以应用到总结与计划中,比如下面这些:

(图表)

总之,用详实的数据、事实,采取简明直观的表达方式,替代原来那些模糊的语言描述,可以最直接有效地帮助大家做出总结和计划。

四、后续跟踪

去过日资企业参观,前段时间又去了宝马企业参观,无论日式的精益管理或是欧美的看板管理,无一例外都在强调把工作成果明确直观地体现出来。要求生产部各班组做提升效率的改革改造,就要求每个月都把改进项目的现场图片、效率提升数据张贴在看板上;要求某部门通过培训提升员工素质,就把全年培训甘特图贴在看板上,每过一个月更新一次进度条……每一项计划的确定,一定有持续的跟踪,跟踪的结果一定和员工、部门的绩效挂钩。这样工作总结和计划才能成为推动绩效提升的有力工具,它才不再是大家形式上的负担,而是每天工作都离不开的伙伴。

做好工作计划和总结,首先是观念和认识上的改变,其次必须掌握工具和方法,然后应用在实际工作中,必须要做到后续的跟踪,以及与绩效考核的挂钩。如果单凭提倡有能力和领悟力的员工自己应用,但不设定明确的方式、流程、考核要求,那么可能只有这些员工有提高,所以在摸索出合适的工作计划管理模式后,集体去应用和实践,这样才能大幅促进组织绩效的提升。

亲爱的同事们,就从你马上要做的这项工作总结和计划开始,掀起一股“欧美范儿”吧!


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